Un wiki collaboratif pour rassembler les connaissances, les procédures et les informations utiles d’une équipe.
Le cloud Retz’o accueille une nouvelle application : Collectives.
Collectives permet de créer un espace de document partagé directement dans Nextcloud. On peut y rédiger des pages à plusieurs, les classer, créer des sous-pages et relier les informations entre elles.
C’est une sorte de wiki interne, mais avec une interface simple et une intégration directe avec les autres outils du cloud : fichiers, calendriers, tableaux de tâches Deck et documents bureautiques.
À quoi peut servir Collectives ?
Dans une petite entreprise, une association ou un collectif, les informations importantes finissent souvent dispersées entre les boîtes e-mail, les dossiers partagés et les comptes rendus de réunion.
Collectives permet de créer un point d’entrée commun, par exemple pour regrouper :
- les procédures internes ;
- les comptes rendus de réunion ;
- les informations d’accueil pour les nouveaux membres ;
- les coordonnées et ressources utiles ;
- la documentation d’un projet ;
- les décisions prises au fil du temps ;
- les modes d’emploi des outils utilisés ;
- l’organisation d’un événement ou d’une activité.
Les pages peuvent être organisées en rubriques et sous-rubriques. Une association pourrait ainsi créer un collectif comprenant les sections « fonctionnement », « réunions », « événements », « communication » et « bénévoles ».
Une recherche en texte intégral permet ensuite de retrouver rapidement une information, même lorsque la documentation commence à devenir importante.
Écrire ensemble
Plusieurs personnes peuvent modifier une page de façon collaborative grâce à l’éditeur de texte intégré à Nextcloud.
Il est possible d’ajouter des titres, des listes, des tableaux, des liens, des images ou des pièces jointes, sans avoir besoin de connaître un langage particulier. Les personnes plus techniques peuvent également utiliser la syntaxe Markdown.
Des modèles de pages peuvent être préparés pour conserver une structure commune : compte rendu de réunion, fiche projet, procédure, présentation d’un membre, suivi d’un événement, etc.
Une documentation qui appartient au groupe
Un collectif est associé à une équipe Nextcloud. Son contenu appartient donc au groupe et non au compte personnel de la personne qui a créé la première page.
C’est particulièrement utile dans une association ou une entreprise : lorsqu’une personne quitte une fonction, la documentation reste disponible pour les autres membres. Les droits d’accès évoluent simplement en ajoutant ou en retirant des personnes de l’équipe.
Selon les autorisations définies, certaines informations peuvent également être partagées avec des personnes extérieures.
Une passerelle entre les outils Nextcloud
L’un des principaux intérêts de Collectives est son intégration avec les autres applications du cloud.
Avec Deck : relier documentation et tâches
Deck permet d’organiser un projet sous la forme de colonnes et de cartes : « à faire », « en cours », « terminé », par exemple.
Un tableau Deck peut être intégré directement dans une page Collective. La documentation générale du projet, ses décisions et ses procédures restent ainsi affichées au même endroit que les tâches en cours. Les cartes peuvent être consultées et ouvertes sans rechercher séparément le tableau correspondant.
Avec les fichiers : garder les documents à portée de main
Une page peut contenir des liens ou des aperçus vers les fichiers présents dans Nextcloud : document texte, tableur, présentation, PDF ou autre ressource partagée.
Certains documents peuvent être consultés et modifiés directement depuis la page grâce aux aperçus interactifs. Une procédure peut ainsi être accompagnée de son formulaire, un projet de son budget et un compte rendu de ses documents annexes.
Les pages de Collectives sont elles-mêmes enregistrées sous forme de fichiers Markdown et restent accessibles depuis l’application Fichiers. Ce format ouvert facilite leur conservation et limite la dépendance à un outil propriétaire.
Avec le calendrier : afficher les prochaines échéances
Un calendrier Nextcloud peut également être intégré dans une page.
Pour l’organisation d’un événement, on peut par exemple réunir au même endroit :
- la présentation du projet ;
- les comptes rendus ;
- le tableau des tâches Deck ;
- les documents partagés ;
- le calendrier des réunions et des échéances.
Le calendrier intégré reste soumis aux droits d’accès habituels et est affiché en consultation.
Un outil simple pour préserver la mémoire collective
Collectives ne remplace pas les fichiers, Deck ou le calendrier : il sert plutôt de fil conducteur entre ces différents outils.
Il permet de donner du contexte aux documents, d’expliquer les décisions, de transmettre les méthodes de travail et d’éviter que les informations importantes restent uniquement dans la tête ou dans la boîte e-mail d’une personne.
L’application est désormais disponible dans le cloud Retz’o. Vous pouvez la retrouver dans le menu des applications Nextcloud sous le nom Collectives.